В настоящей статье автором рассматриваются вопросы, связанные с непосредственным порядком проведения ревизий денег и ценностей в кредитной организации, даются практические рекомендации по организации процесса проведения ревизий денег и ценностей в рамках проверки финансово-хозяйственной деятельности кредитной организации.
(Приводится фрагмент статьи. Полную версию читате в журнале)
Среди методов управления какой-либо организацией, холдингом, отраслью, вне зависимости от структуры и направления деятельности, важную роль играют вопросы контроля. Контроль (в любом его виде) способствует повышению эффективности деятельности организации, снижению издержек (в том числе связанных с хищениями или нецелевым использованием активов) , росту доходов организации.
Одним из способов проведения такого контроля является ревизия1. В общем случае ревизия — это проверка финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций, учреждений, служебных действий должностных лиц, документов, записей уполномоченными на это органами на предмет контроля соблюдения законов, правил, инструкций, достоверности и объективного отражения в документах истинного положения, отсутствия нарушений, наличия документально зафиксированных товарно-материальных ценностей2.
В настоящей статье мы попытаемся рассмотреть вопросы, связанные с одним из моментов контроля в кредитных организациях, это — ревизия кассы.
Фактором, повышающим важность правильной организации ревизионной работы в кредитной организации, является средоточие под ответственностью небольшого количества должностных лиц самого ликвидного и быстрореализуемого актива — наличных денег и иных ценностей, с которыми совершаются операции в кассе.
В данной статье часто применяются ссылки на нормативные акты Банка России, в частности на Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».
Несмотря на то что это Положение, а также Указание Банка России от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» регулируют вопросы проведения ревизий только денежной наличности, мы будем рассматривать процесс проведения ревизий в комплексе, применительно ко всем ценностям кассы, распространив на них логику процесса, установленного Банком России для наличных денег.
Цели и задачи проведения ревизии ценностей
Основной целью деятельности кредитной организации, как, впрочем, и любой другой коммерческой организации, является извлечение прибыли, что достигается в том числе и действиями, направленными на снижение издержек и минимизацию рисков. В этой связи цель ревизионной работы в кредитной организации состоит прежде всего в создании условий, при которых вероятность финансовых потерь кредитной организации вследствие хищений, утрат ценностей или претензий контролирующих органов была бы минимальной.
Для достижения этой цели можно выделить несколько стоящих перед кредитной организацией задач.
Первой и основной задачей является проверка соответствия фактического наличия ценностей в месте их постоянного хранения данным учетных регистров — книг учета ценностей и бухгалтерского учета.
В качестве второй задачи, хотя это требование в настоящее время и отсутствует в нормативных актах Банка России, по мнению автора, следует считать проверку соблюдения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, установленного порядка хранения наличных денег и ценностей.
Третья задача, возложенная на кредитные организации Инструкцией Банка России от 04.12.2007 № 131-И «О порядке выявления, временного хранения, гашения и уничтожения денежных знаков с радиоактивным загрязнением», — контроль радиоактивного загрязнения денежных знаков при проведении ревизии ценностей. Данная задача является одним из элементов дополнительного контроля работы кассы, потому что в хранилище ценностей (сейфе внутреннего структурного подразделения) хранящаяся денежная наличность уже должна была быть проверена на уровень радиоактивного излучения при ее приеме в кассу в соответствии с вышеуказанной Инструкцией.
Принципы проведения ревизий ценностей
В соответствии с действующими на настоящий момент нормативными актами Банка России (п. 19.12 Положения № 318-П и п. 1.10 Указания № 2054-У) порядок и периодичность проведения ревизий банкнот и монеты Банка России и иностранных государств (группы государств) определяются кредитной организацией. Учитывая, что в основных документах Банка России по организации работы кассовых подразделений не содержится каких-либо упоминаний и (или) ограничений, связанных с работой в хранилищах банков с иными ценностями, в настоящей статье мы будем рассматривать в комплексе процесс ревизии всех ценностей, которые помимо наличных денег хранятся кредитной организацией в хранилище ценностей (сейфе внутреннего структурного подразделения).
Каких же основных принципов необходимо придерживаться кредитной организации при определении порядка проведения ревизии ценностей?
Первый принцип — обеспечение невозможности сокрытия ответственными лицами недостач ценностей. Все ценности с момента начала ревизии берутся под контроль руководителем ревизионной комиссии.
Второй принцип — соблюдение интересов клиентов кредитной организации, то есть проведение ревизии не должно нарушать нормального процесса кассового обслуживания клиентов.
Третий принцип — наличие и документирование всех основных этапов проведения ревизии:
— подготовка распорядительного документа, определяющего состав ревизионной комиссии, дату, время проведения ревизии, лиц, на которых возлагается ответственность за сохранность ценностей, размер контрольного пересчета;
— подготовка учетных регистров, пересчет ценностей (в том числе контрольный полистный, поштучный) ;
— сверка результатов пересчета с данными учетных регистров;
— оформление результатов проведенной ревизии — актов;
— при необходимости проведение расследования случаев выявления недостач/излишков и оформление результатов этих расследований;
— рассмотрение результатов проведенной ревизии руководителем кредитной организации (или иным уполномоченным на это лицом).
Регулирование процесса проведения ревизии
Как уже отмечалось ранее, Банк России в своих нормативных документах определил, что порядок и периодичность проведения ревизий банкнот и монеты Банка России и иностранных государств (группы государств) определяются кредитной организацией.
Таким образом, надзорный орган прямо предусмотрел необходимость кредитных организаций самостоятельно своими внутренними документами регулировать этот процесс с учетом установленных Банком России требований.
Банк России устанавливает нормы, направленные прежде всего на обеспечение сохранности денежной наличности и других ценностей кредитных организаций и их клиентов, обеспечение прозрачности проходящих через кассу денежных потоков, соблюдение валютного законодательства и недопущение злоупотреблений со стороны всех участников расчетов. В рамках этих требований, а также с учетом соблюдения перечисленных выше принципов кредитной организации необходимо утвердить (и очень желательно максимально подробно, пошагово описать) все ступени процесса проведения ревизии (в том числе типовые формы документации).
Пошаговая регламентация процесса позволит избежать ошибок при проведении ревизии, последствия которых могут быть различны — от путаницы в документах до сокрытия ответственными лицами недостач ценностей. Кроме того, это позволит непосредственным исполнителям на местах не изобретать велосипед, а, выполняя утвержденные процедуры, максимально эффективно использовать свое рабочее время.
Далее мы рассмотрим возможные пути организации основных этапов процесса проведения ревизии.
Периодичность и сроки проведения ревизии ценностей
В соответствии с пунктом 19.12 Положения № 318-П ревизия проводится не реже одного раза в год, при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также по требованию руководителя или членов рабочей группы учреждения Банка России, осуществляющих проверку деятельности кредитной организации.
Кроме того, установлено право кредитной организации определять необходимость проведения ревизии при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, в случае организации работы кассы в посменном режиме.
Таким образом, кредитная организация в распорядительном документе (внутреннем регламенте) вправе определять сроки и поводы проведения ревизии.
Плановые ревизии
Первый случай — плановая ежегодная ревизия. В настоящее время в Положении № 318-П отсутствует требование об обязательном проведении ревизии ценностей по состоянию на 1 января. Однако нормативные акты Банка России по вопросам подготовки кредитными организациями годового отчета такое требование содержат. Вопрос совмещения ежегодной ревизии по Положению № 318-П с ревизией по состоянию на 1 января может решаться по усмотрению кредитной организации.
Второй случай, когда целесообразно проводить плановую ревизию (не для выполнения требований Банка России, но в рамках выполнения перечисленных ранее задач) , — если в подразделении организован посменный режим работы кассы. Для кассы, работающей в продленном режиме, без перерывов, установление графика сменности — единственный для кредитной организации путь соблюсти трудовое законодательство. При больших объемах хранения денежной наличности в кассе передача наличности от смены к смене физически не может производиться полностью полистным и поштучным пересчетом, поскольку временные затраты на это могут составить до нескольких часов. Естественно, передача денег производится по надписям на верхних накладках пачек банкнот, ярлыкам к мешкам с монетой, к упаковкам с ценностями и выборочно полистным, поштучным пересчетом. В этой ситуации периодическая плановая ревизия (в том числе и внезапная) может служить важным средством контроля как за сохранностью денежной наличности, так и за работой кассовых работников, выполняющих функции заведующего кассой согласно графику сменности.
Внеплановые ревизии
В первую очередь внеплановая ревизия обязательна в случае, если ответственное лицо увольняется, переходит на другую позицию в банке или просто принято решение, что оно больше не будет отвечать за сохранность ценностей.
Второй случай — временная смена ответственных лиц в связи с отпуском, командировкой или болезнью, если должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, работают в режиме обычной рабочей недели (не посменно).
Иные внеплановые ревизии — это ревизии по усмотрению руководителя кредитной организации (или иного уполномоченного распорядительным документом должностного лица) , проводимые в рамках внутреннего контроля за работой кассы, ревизии в присутствии внутренних и внешних аудиторов, сотрудников инспекционных подразделений Банка России, в случае приостановления полномочий исполнительных органов кредитной организации и введения временной администрации и др.
Распорядительные документы о проведении ревизии. Виды
Распорядительный документ на проведение ревизии готовится кредитной организацией (п. 19.12, 19.13 Положения № 318-П) либо временной администрацией по управлению кредитной организацией (Приложение 4 к Указанию оперативного характера Банка России от 22.01.2004 № 8-Т «О сроках представления территориальными учреждениями Банка России отдельных форм отчетности»). Для случая проведения ревизии по указанию руководителя временной администрации Банком России установлена форма распорядительного документа. В иных случаях на основании пункта 19.12 Положения № 318-П кредитная организация вправе установить различные типовые формы распорядительных документов для проведения ревизии.
О целесообразности утверждения типовых форм этих документов, особенно для крупной многофилиальной кредитной организации, уже было сказано ранее, когда говорилось об утверждении внутренних регламентов кредитной организации по вопросам проведения ревизий.
Такой распорядительный документ может/должен включать в себя следующие положения:
— причина подготовки документа (отпуск, болезнь, командировка ответственных за сохранность ценностей лиц, внутренняя или внешняя проверка, наступление срока проведения плановой ревизии и т.д.) ;
— указание на возложение ответственности за сохранность ценностей на определенных должностных лиц кредитной организации (филиала, дополнительного офиса и т.д.) и предоставление им права подписи документов, связанных с выполнением этих функций (если проводится ревизия, связанная с передачей ответственности за сохранность ценностей) ;
— перечень должностных лиц кредитной организации, входящих в состав ревизионной комиссии, с указанием председателя/руководителя комиссии и членов комиссии;
— указание даты (или диапазона дат) , при необходимости точного времени проведения ревизии (например: «Провести ревизию ценностей в <наименование и (или) номер кассового подразделения> по состоянию на <ЧЧ.ММ.ГГГГ./начало/конец операционного дня> 15 января 2009 года») ;
— указание на необходимость составления акта ревизии, в зависимости от особенностей документооборота — указание на количество экземпляров акта, сроки представления акта на рассмотрение, должностное лицо кредитной организации, которому направляется на рассмотрение акт;
— указание на размер контрольного полистного и поштучного пересчета ценностей, контрольного взвешивания драгоценных металлов либо предоставление руководителю ревизионной комиссии права определять этот размер и осуществлять непосредственный отбор ценностей для контрольной проверки (в случаях освобождения должностного лица кредитной организации от ответственности за сохранность ценностей, что называется, «навсегда» (увольнение, переход на другую должность) очень желательно во избежание финансовых потерь банка проводить сплошной полистный/поштучный пересчет ценностей (в том числе контрольное взвешивание драгоценных металлов)) ;
— указание на должностное лицо кредитной организации, на которое возлагается контроль исполнения данного распорядительного документа.
В зависимости от особенностей работы кредитной организации и конкретной ситуации в распорядительный документ могут включаться или не включаться те или иные положения из числа вышеперечисленных. Понятно, что, если передачи ответственности за сохранность ценностей не происходит, указывать, на кого возлагается ответственность за сохранность ценностей (если эта ответственность уже возложена ранее) , особого смысла нет.
Конечно, при подготовке типовых форм документов нельзя предусмотреть все возможные ситуации даже в рамках одного банка, не говоря уже о банковской системе в целом. Тем не менее можно выделить несколько наиболее часто встречающихся ситуаций и предусмотреть для них типовые формы документов.
1. Распорядительный документ о возложении ответственности за сохранность ценностей без проведения ревизии. Актуален для случая, когда действующее подразделение банка начинает совершать кассовые операции, например помещения для совершения операций с ценностями были оборудованы в подразделении уже после его фактического открытия. Если же в момент открытия подразделения кассовые помещения полностью оборудованы, договоры на охрану заключены, то норму о возложении ответственности за сохранность ценностей в целях уменьшения количества документов допустимо включать в распорядительный документ об открытии/начале операционной деятельности подразделения.
2. Распорядительный документ о возложении ответственности за сохранность ценностей с проведением ревизии (включает пункт о создании ревизионной комиссии с указанием председателя и членов ревизионной комиссии). Актуален для всех случаев передачи ответственности за сохранность ценностей (как временной, так и окончательной).
3. Распорядительный документ о проведении ревизии ценностей без передачи ответственности за сохранность ценностей (включает пункт о создании ревизионной комиссии с указанием председателя и членов ревизионной комиссии). Актуален для случаев проведения плановых ревизий, а также в случае проведения ревизий в присутствии внешних или внутренних проверяющих (в этом случае отдельным пунктом оговаривается возможность присутствия на ревизии проверяющего).
4. Распорядительный документ (приказ) о проведении плановой ревизии в целом по кредитной организации (например, ежегодной).
В этом случае на местах (в филиалах, внутренних структурных подразделениях филиалов) издаются отдельные распорядительные документы о создании комиссий для проведения плановых ревизий в рамках исполнения этого приказа.
--------------------------------------------------------------------------------
1 — Revisio — пересмотр (лат.).
2 — http://economy.polbu.ru/revizija.htm
Автор: А.А. Белоцветов, независимый эксперт
Источник: Методический журнал «Расчеты и операционная работа в коммерческом банке»
