В случае если кредитная организация в среднесрочной перспективе планирует открытие одного-двух объектов, работа по организации открытия этих подразделений может быть проведена одним лицом или небольшой по составу группой ответственных лиц, на которых будет возложено выполнение необходимого комплекса мероприятий.
Однако в случаях, когда банк предпринимает региональную экспансию и вопросами организации сети занимаются разные люди, могут возникнуть проблемы.
При отсутствии определенных авторизованных руководством банка процедур вновь открытые объекты сети банка в различных регионах неминуемо будут характеризоваться определенной индивидуальностью в части их оборудования инженерно-техническими средствами защиты, обеспечения необходимой техникой и оборудованием, организационно-штатной структуры и т.д. и т.п.
Такая индивидуальность может быть обусловлена различными факторами, начиная от квалификации сотрудника, ответственного за открытие подразделения, и заканчивая наличием средств в бюджете развития и конъюнктурой рынка.
Естественно, при подобном подходе возрастает риск дополнительных издержек банка. Например, отделение банка может быть оснащено техникой, не соответствующей требованиям Банка России, или техникой, соотношение «цена-качество» которой не соответствует потребностям банка, и т.п.
Процессы закупок требуют специальных знаний, не всегда наличествующих у менеджеров по развитию (следует отметить, что дополнительных издержек банк при этом может и не понести, но и единой концепции развития в этом случае точно не будет).
Кроме того, в данной ситуации крайне затруднительно организовать контроль за процессом непосредственно в момент открытия отделения: ошибки будут выявляться либо в рамках исполнения работниками отделения других процедур, либо в случаях возникновения каких-то форс-мажорных ситуаций (в том числе криминального характера).
Все вышесказанное можно, безусловно, распространить и на функционирование уже действующей банковской сети — система не статична и в процессе работы постоянно меняется:
— оборудование выходит из строя, устаревает, на него начисляется амортизация;
— сотрудники банка болеют, ходят в отпуска.
Руководство в соответствии с требованиями бизнеса меняет режим работы отделения, при этом сокращая или, наоборот, увеличивая численность сотрудников, и т.д.
Отсутствие системного подхода к управлению материальными и трудовыми ресурсами в функционирующей банковской сети также может привести к возникновению описанных выше издержек.
Системный подход может быть реализован путем утверждения руководством банка определенных стандартов, на которые необходимо ориентироваться в процессе создания или организации работы отделений банка.
Эти стандарты могут как содержаться в конкретных внутренних регламентах банка, описывающих те или иные процессы, так и утверждаться отдельно для использования в рамках работы по различным направлениям.
Стандарты могут иметь вид типовых решений по разным вопросам. Например, типовое штатное расписание мелкорозничного дополнительного офиса с кассой и кредитными экспертами-консультантами.
Стандарты также могут содержать определенные требования к наличию в объекте сети того или иного оборудования или средств защиты — в зависимости от особенностей данного конкретного объекта сети.
В условиях растущей экономики больший приоритет отдавался экстенсивному пути развития кредитных организаций — охвату клиентских сегментов, росту числа регионов присутствия и т.д.
В условиях равновесия или в ситуации, которую принято называть финансовым кризисом, возрастает роль интенсификации производства товаров, работ, услуг в целом и банковских процессов в частности. Именно тогда можно и нужно обратить внимание на построение оптимальной модели организации работы (в нашем случае кассовой работы) при заданном количестве материальных и трудовых ресурсов.
Вопросы создания/функционирования кассового подразделения (без привязки к реализуемым банковским продуктам) можно разделить на три основные группы.
Первая группа — это вопросы обеспечения подразделения техникой для обработки денежной наличности и средствами контроля подлинности денежных знаков.
Вторая группа — стандарты защиты кассового подразделения от криминальных посягательств.
Третья группа — организационные стандарты (комплексные решения по организации работы кассы — режим работы, штаты и др.) в зависимости от потребностей бизнеса.
Разумеется, это не исчерпывающий перечень вопросов, возникающих в процессе создания и функционирования кассовых подразделений. Однако от неверного решения этих вопросов банк может понести убытки — как материальные, так и репутационные, не говоря уже о риске для жизни и здоровья кассовых работников.
Далее мы рассмотрим эти вопросы подробнее.
Оснащение кассовых подразделений техникой
В соответствии с нормативными актами Банка России при приеме и пересчете наличных денег кассовые работники осуществляют контроль платежеспособности и подлинности банкнот и монеты Банка России, а также денежных знаков иностранных государств (группы государств).
Для обеспечения указанного контроля Банк России устанавливает перечень технических средств, с помощью которых осуществляется контроль.
Кроме того, Банком России установлены требования об обязательной обработке банкнот, предназначенных для выдачи клиентам, на счетно-сортировальной технике с функцией распознавания не менее четырех машиночитаемых признаков подлинности банкнот Банка России и иностранных государств (групп государств).
Также нормативной базой предусмотрены:
— обязательное применение в кассе приборов контроля уровня радиоактивного загрязнения денежных знаков;
— наличие сейфов для хранения радиоактивно загрязненных денежных знаков;
— наличие сейфов (шкафов, тележек) для хранения наличности в течение рабочего дня — индивидуальных устройств для хранения и т.д.
Учитывая, что необходимость наличия тех или иных устройств, того или иного оборудования обусловливается требованиями различных нормативных актов Банка России, с одной стороны, и потребностями бизнеса — с другой (некоторое оборудование в отделениях определенного формата может быть просто ненужным) , банк вправе установить для себя некий перечень оборудования и технических средств, которые должны находиться во вновь открываемом либо уже действующем кассовом подразделении.
Целевая аудитория данного документа — руководители подразделений банка, заведующие кассами, сотрудники, связанные с развитием сети, хозяйственные подразделения, сотрудники службы внутреннего контроля и др.
Автор намеренно не останавливается на конкретных моделях того или иного оборудования, дабы не быть обвиненным в лоббировании интересов какого-либо производителя. Все судения основаны на практическом опыте оснащения кассовых подразделений техникой, которая по своим функциональным характеристикам позволяет обеспечить высокий уровень кассового обслуживания клиентов и качественную работу с денежной наличностью внутри кассового подразделения.
Рассмотрим подробнее, что же конкретно может включаться в этот перечень.
Счетно-денежная машина
Вряд ли найдутся люди, которые будут возражать против необходимости наличия счетно-денежного аппарата на рабочем месте кассового работника.
Даже если это простой счетчик, использование его позволяет значительно ускорить процесс приема и выдачи наличных денег клиенту.
Однако в части приема денежной наличности счетчик без детекции целесообразно использовать только в случае, если среднее количество листов банкнот по одной операции не превышает 20-30, поскольку кассовый работник должен будет проверить принимаемые банкноты на платежеспособность и подлинность с использованием других имеющихся у него детекторов.
Использование счетной машины без детекции признаков подлинности банкнот на больших объемах наличности либо приведет к значительному увеличению времени на проведение операции (и как следствие, недовольству клиентов) , либо повысит риск пропуска поддельной банкноты.
Пропуск поддельной банкноты может повлечь за собой также репутационный риск (например, принятая от одного клиента незамеченная фальшивая банкнота выдана другому клиенту и задержана при попытке сдачи в кассу другого банка) и материальные издержки кассира (при выявлении фальшивой банкноты в учреждении Банка России или другой кредитной организации, а также при внутреннем пересчете наличности в банке при проведении ревизий и т.д.).
Таким образом, в зависимости от типа рабочего места кассового работника и выполняемых на этом рабочем месте операциях можно установить, что счетно-денежная машина с функцией контроля не менее четырех машиночитаемых признаков подлинности банкнот обязательна на рабочем месте кассира в следующих случаях:
1) если на данном рабочем месте осуществляется пересчет денежной наличности, принятой от клиентов или инкассаторских работников, с последующим брошюрованием банкнот в корешки и пачки, формированием в соответствии с требованиями Банка России для последующей сдачи в учреждение Банка России или выдачи другим клиентам (без дополнительного пересчета) ;
2) если через кассу проходит большой поток клиентов и среднее количество банкнот по одной операции превышает 20-30 штук — для ускорения процесса обслуживания клиентов и минимизации риска пропуска кассовым работником поддельной банкноты.
Желание многих банков минимизировать количество кассовых окон вполне понятно. Однако именно по этой причине клиентский поток в кассах редко бывает маленьким, особенно если касса расположена на бойком месте. Если же, к примеру, касса открыта в автосалоне, агентстве недвижимости и др. (т.е. для обслуживания клиентов именно этой организации) , где вполне естественно предположить большие средние суммы приема/выдачи наличности по одной операции, актуальность оснащения кассового подразделения качественной счетной техникой еще более возрастает.
Единственное место, где, по мнению автора, могут использоваться счетные машины без детекции признаков подлинности, — это рабочее место, на котором производится загрузка наличности в кассеты банкоматов.
Однако следует учитывать, что, как правило, такое рабочее место оборудуется специально в случаях, если из кассы данного подразделения банка осуществляется обслуживание большого числа банкоматов. В небольших отделениях эти операции часто выполняются на фронт-офисных рабочих местах (если это не влияет на обслуживание клиентов — загрузка кассет для одного-двух банкоматов, стоящих в этом же отделении). Поэтому каждую конкретную ситуацию следует тщательно рассмотреть. Возможно, в результате вы придете к выводу, что целесообразно использовать технику с полным набором детекции.
В пользу оснащения рабочих мест, на которых производится загрузка наличности в кассеты банкоматов, говорит также рост числа банкоматов с функцией приема денежной наличности — какие бы детекторы признаков подлинности не стояли в приемном тракте банкомата, принятую банкоматом денежную наличность необходимо проверить на подлинность и платежеспособность.
Необходимость дополнительных опций счетно-денежных машин, таких, например, как функция сортировки банкнот по ветхости, может рассматриваться в зависимости от функционала кассового работника, на рабочее место которого приобретается техника.
Не секрет, что помимо сортировки на подлинные/неподлинные и годные/ветхие в банках осуществляется более «тонкая» сортировка банкнот по качеству — для выдачи клиентам из кассы банка, для выдачи клиентам через банкомат, для сдачи в учреждение Банка России (валюта Российской Федерации) , для отправки в банк-эмитент, в том числе на инкассо (иностранная валюта) , для реализации другим банкам в рамках банкнотных сделок (иностранная валюта).
Функция контроля ветхости входит в набор функций многих современных сортировщиков (в том числе мини-сортировщиков).
Аналогичным образом целесообразно рассматривать и другие дополнительные функции счетной техники.
Сотрудник банка, принимающий решение о необходимости наличия в данном кассовом подразделении той или иной счетной техники (либо сотрудник, согласовывающий затраты) , должен четко представлять, какие операции будут осуществляться в данной кассе, что из оборудования данной кассе для выполнения этих операций потребуется.
Безусловно — и это относится ко всей технике (оборудованию) — сотрудник должен представлять себе ее эксплуатационные характеристики, знать достоинства и недостатки, чтобы определить оптимальное для данного отделения соотношение «цена-качество».
Машина для пересчета монет
Любое кассовое подразделение сталкивается с необходимостью пересчета монеты. Объем этого пересчета зависит от типа подразделения и от состава клиентской базы.
Если, к примеру, касса принимает денежную выручку клиентов — юридических лиц, в наличном обороте которых присутствуют большие объемы монеты (игровые автоматы, автоматы для продажи напитков и др.) , такая машина в кассе быть должна, и не одна.
Если касса является неким центром, консолидирующим и перераспределяющим денежные потоки между другими подразделениями кредитной организации (например, главное хранилище банка/филиала, касса пересчета и др.) , безусловно, машина для пересчета монет нужна.
Конкретные модели и количество зависят от структуры кассового подразделения и объемов обрабатываемой монеты.
Если касса расположена в небольшом отделении либо это отделение открыто под какого-то определенного клиента, решение о необходимости оснащения такой кассы монетосчетной машиной целесообразно принимать, исходя из таких факторов, как объемы проходящей через кассу монеты, стоимость техники, сравнительное время обработки монеты на монетосчетной машине и вручную.
А.А. Белоцветов, независимый эксперт
Приводится фрагмент статьи. Полную версию читате в журнале «Расчеты и операционная работа в коммерческом банке»
