В помощь секретарям и личным помощникам в работе с прессой…
В силу своей профессии журналисты много общаются с секретарями и личными помощниками руководителей, так как через них ведутся переговоры о дате и времени встречи с руководителем, обговаривается тема встречи, решаются все организационные вопросы по предстоящему интервью. Эти знакомства с личными помощниками бывают разные, они создают первое впечатление не только о стиле руководства, о самом руководителе, но и о компании, и ее корпоративной культуре в целом.
Мы попросили региональных журналистов написать свое собственное видение и впечатление от знакомства с секретарями и личными помощниками руководителей.
Вашему вниманию мы представляем 10 различных впечатлений и мнений от общего видения «как должно быть» до личных ситуаций «как оно встречается в жизни».
МНЕНИЕ ПЕРВОЕ
«Должность, уходящая корнями в прошедшие времена»
Что прохлада от снега во время жатвы, то верный посол для посылающего его, он доставляет душе господина своего отраду.
Книга притчей Соломона
История возникновения должности
Поскольку мы собираемся посмотреть на такую интересную тему, уходящую корнями в прошедшие времена, предлагаю начать с главного вопроса: зачем нужен помощник? Закономерность любой организованной структуры — пирамида. Пирамидальная структура предприятия — как самая устойчивая — всегда была известна людям. Сверху лидер и затем много помощников, которые ему помогают. Однако сейчас будем говорить не о них. Поговорим об одном человеке, который помогает только руководителю. Это персональный помощник. В чем его необходимость? Начинаем разбираться. На протяжении известной истории человечества мы всегда знали про помощников. У фараонов, королей, Цезарей, царей и президентов были персональные помощники. Они назывались по-разному в разных частях света в разные времена. Адъютанты, оруженосцы, постельничие. Постельничие у русских монархов часто оказывались самыми влиятельными лицами государства. Для правителей мнение постельничего бывало важнее аргументов министров и воевод. Аристократы никогда не воспринимали серьезно таких людей и не служили на подобных должностях. А это была именно должность. Как сказано в энциклопедии Брокгауза и Ефрона: «П. был ближайшим слугой государя; он спал с ним в одной комнате, ходил с ним в баню, сопровождал его в торжественных выходах, наблюдая, чтобы стул, скамеечка под ноги и другие необходимые государю вещи всегда были к его услугам». В средневековой Европе «оруженосец всегда сопровождал рыцаря, защищал его в бою».
В современности любое правительство имеет должности, называемые «помощник президента». Их занимают люди, решающие задачи различных направлений и сфер управления государством, имеющие заместителей и соответствующие полномочия. В России помощники несут ответственность за исполнение своих обязанностей только перед президентом.
Персональный помощник сегодня
Мы знаем о том, что в сутках 24 часа. Из этого времени, которое стоит, конечно, дороже денег, у любого руководителя часть уходит на решение задач, подконтрольных лично ему. Кроме этого, есть дела, которые необходимо сделать, важные и срочные, однако уровень ответственности по этим делам гораздо ниже. Их можно поручить другому человеку. Так у руководителя появляется человек, который берет на себя часть повседневной нагрузки. В результате количество часов в сутках лидера организации начинает увеличиваться. Это время дополняет деятельность помощника. С другой стороны, всю нашу действительность формирует информация. Благодаря качеству, точности и быстроте получаемой информации принимаются более взвешенные, правильные решения. Задачей помощника является подготовка и передача достоверной информации об интересующем руководителя вопросе.
А также подготовка предложений по решению тех или иных вопросов. Ценность такого человека в структуре управления трудно переоценить. Кроме того, помощник, как правило, ведет деловое расписание начальника, проводит первичные встречи, занимается отсевом ненужных переговоров.
Большое значение имеет представительный внешний вид и соответствующие навыки протокола. Первое впечатление — очень важная вещь. Психологи подсчитали, что человек оценивает нового знакомого примерно за 6 секунд по многим параметрам, а принимает решение о сделке за первые 30 секунд общения. Оценка и принятие решений — первые секунды! Остальное уже дело техники переговоров. Человек, которого увидят перед собой потенциальные партнеры, имеет очень большое, возможно, решающее значение. Эмоции, которые получают люди во время начального вступления в контакт, определяет дальнейшее развитие отношений, формирование бизнеса. Идеальный помощник должен быть красивой, притягательной и в то же время недоступной броней своего патрона.
Помощники — партнеры
Правда, не все всегда так. Видя различные взаимоотношения между людьми в сфере бизнеса, при внимательном взгляде становится понятным, что самые безопасные из них являются этически выверенным, высокой степени формальным взаимодействием людей. Поэтому там, где начинается панибратство и отношения, выходящие за рамки должностных обязанностей, появляется высокая вероятность прекращения всяких отношений. Или люди становятся партнерами. В действительности вся наша жизнь сильно связана с бизнесом. В буржуазном западном обществе есть множество громких примеров, когда помощники становились партнерами своих патронов и совладельцами корпораций. В данной статье нет возможности живописать эти замечательные достижения в сфере человеческого общения, приведшие к созданию огромных успешных предприятий, которые создавались в начале ХХ века, а существуют по сей день. Думаю, вы их прекрасно знаете. «Дженерал Электрик», «Мерседес-Бенц», «Харлей-Дэвидсон» и т. д. Также сейчас в России в наиболее прогрессивных деловых отношениях прослеживается система официального партнерства, а не отношения «начальник — подчиненный». Это нововведение позволяет долгие годы работать с теми же людьми, строить команду и получать от жизни удовольствие. У меня есть несколько знакомых бизнес-лидеров, которые поступают именно так. Это тема отдельного разговора. Конечно, не каждый хозяин готов поделиться своим бизнесом с правой рукой, однако полное отсутствие карьерного роста сделает свое дело, и человек — любой личности свойственно всегда развиваться — просто уйдет. Какая от этого польза или вред — решать придется самому руководителю.
Это один из моральных вопросов, которые впоследствии превращаются в финансовые.
Автор: Михаил Федер
Источник: журнал «Управление персоналом»
