Повысить производительность труда фирмы, а также ее конкурентоспособность можно, если правильно организовать как производственный процесс, так и документооборот. Правильное и своевременное ведение документации необходимо для контроля и принятия управленческих решений, направленных на улучшение деятельности организации. Поэтому очень важно своевременно автоматизировать весь документооборот на производстве. Внедрение системы электронного документооборота может помочь фирмам упростить поиск необходимых документов, а также решить проблему с их хранением.
Внедряя на предприятии систему электронного документооборота, руководство должно преследовать такие цели: повышение показателей эффективности работы с документами, централизация их хранения, ужесточение контроля выполнения работ, и соответственно продуктивности труда сотрудников, а также обеспечение информационной безопасности.
Как и любая другая система, сэд имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам можно отнести возможность одновременного использования документов несколькими сотрудниками, при этом на поиск необходимых отчетов уходит значительно меньше времени. Также можно отметить повышение безопасности сохранности данных, ведь благодаря высокому уровню защиты серверов организаций, доступ к информации ограничен. Хранить документы на электронных носителях значительно проще и надежнее, чем на бумажных, к тому же это приводит к сокращению расходов на бумагу. В данном случае контролировать процесс выполнения обязательств значительно проще, чем это было с документами на бумажных носителях. За счет автоматизации процессов повышается производительность работы предприятия и сокращаются затраты на хранение документов и их утилизацию.
Помимо достоинств, современная система электронного документооборота имеет несколько недостатков. В связи с тем, что на каждый документ открываются регистрационные карточки, ответственный исполнитель должен в определенные сроки ставить отметки о выполнении всех указанных действий и своевременно их закрывать. Чтобы все эти действия были соблюдены, необходимо провести обучение ответственных сотрудников, а это ведет к дополнительным расходам. Помимо этого СЭД может работать медленно, что негативно отражается на эффективности рабочего времени.
Рассмотрев все особенности электронного документооборота, каждый руководитель должен принять обоснованное решение о возможности ее внедрения на предприятии.
