Один мой знакомый — Андрей, успешный предприниматель из Белгорода, рассказал очень интересную историю. Возможно, Андрей нанял секретаршу, бойкую молодую девушку, недавно окончившую университет. У симпатичной шатенки, с голубыми глазами, помимо очаровательной улыбки и длинных ножек оказались ещё деловая хватка и смекалка. Она бойко взялась за работу, стараясь быстро научиться всему необходимому. Андрею очень понравилась такая деловитось и настойчивость в работе.
В течение двух месяцев, Татьяна, полностью вошла в рабочий ритм и прекрасно исполняла свои обязанности. Вся деловая переписка, все звонки проходили через её тонкие пальчики, все контакты постоянно фиксировались и надёжно сохранялись как в дневнике, так и в файлах компьютера.
Росла фирма, росло количество клиентов, росли и записи по клиентам, клиентская база, в компьютере у Татьяны. Так продолжалось довольно продолжительное время, успешный бизнес — кондиционирование и вентиляция, бурно развивался. Вплоть до наступления кризиса.
В связи с кризисом, и возникшими проблемами с получением кредитов, многие постоянные и потенциальные клиенты отложили многие покупки, в том числе и установку кондиционеров, до лучших времён. Доходы у фирмы резко упали. В первые недели было особенно тяжело, Андрей серьёзно подумывал вообще прекратить деятельность, не выплата по зарплате, не оплата взятого ранее кредита достигла огромной суммы. Многие не профильные и убыточные направления пришлось срочно закрыть, многих трудолюбивых и верных сотрудников отправить в неоплачиваемые отпуска, а то и просто уволить.
Дошло до того, что и должность секретаря оказалась неподъёмной ношей для тонущей фирмы. После тяжёлого разговора с директором Татьяна уволилась…
Через некоторое время дела стали налаживаться, несколько удачных договоров спасли организацию Андрея. Быстро и качественно установленные кондиционеры были также быстро оплачены. Работники получили причитающиеся деньги, и Андрей, окрылённый успехом решил сделать адресную рассылку постоянным и потенциальным клиентам.
Раз решил — надо быстро делать. После подготовки письма и договоренности со службой доставки, дело осталось за малым — подготовить и передать в службу список адресов клиентов. Но как оказалось, обиженная Татьяна удалила с рабочего компьютера файл со списком клиентов и забрала с собой дневник звонков. Номер сотового бывшей секретарши оказался не доступен, а поездка к ней домой оказалась напрасной, бывшего шефа встретили закрытые двери. Озадаченный Андрей лишь частично восстановил, по старым записям, список клиентов и передал его в службу доставки.
Как выяснилось позднее, Татьяна устроилась на работу в конкурирующую фирму и, на удивление, довольно быстро была уволена. Видимо руководство, ознакомившись с поведением «ценного» сотрудника, решило за благо для себя расторгнуть с Татьяной деловые отношения. Даже не смотря на то, что список Татьяны значительно расширил клиентскую базу фирмы.
Допущенная Андреем ошибка — неправильно проходящие информационные
потоки довольно дорого ему обошлась. Внимательно проанализировав произошедшее, Андрей изменил подход. И теперь использует систему электронного документооборота потому, что обеспечить сохранность важной информации, её накопление, и возможность управления доступом лучше поручить НЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННОЙ стороне, в данном случае информационной системе.
Резюме
Важным моментом в работе предприятия является чёткое распределение информационных потоков и их жёсткий контроль.
Вся важная информация, к примеру список клиентов, должна концентрироваться у высших должностных лиц фирмы.
Необходимо обеспечить меры для сохранности важной информации и обеспечения коммерческой тайны.
Хорошим методом управления информационными потоками будет использование электронной системы документооборота.
Источник: «Удалённое Управление Успехом «
