В каких случаях служебная командировка предпочтительнее телефонного разговора

Руководители крупных компаний вынуждены менять загранпаспорта как перчатки. Из-за частых командировок пустые страницы в них заканчиваются гораздо быстрее, нежели подходит официальный срок замены документа. Я, например, посещаю разные подразделения компании в России и странах СНГ не реже двух раз в месяц, ведь у нас только в этом регионе около 40 филиалов. Но, с другой стороны, в отдаленные города, например во Владивосток, часто не полетаешь: уж больно далеко он расположен. Приходится решать, так ли необходимо личное присутствие или достаточно пообщаться по телефону.

Наиболее важные зарубежные поездки, как правило, планирую за год: обычно о международных совещаниях, на которых я обязан присутствовать, уже известно. План текущих рабочих командировок я составляю на ближайший квартал. С этим расписанием знакомы мои подчиненные, что позволяет им планировать свою работу в регионах, а мне — избежать лишних поездок. Ведь, по сути, посетить тот или иной филиал внепланово требуется только тогда, когда там возникает проблема или конфликтная ситуация, которую нельзя решить по телефону или в ходе запланированного визита.

Если же проблемных моментов нет, а производственные показатели подразделения в норме или превышают плановые, то большой нужды лично контролировать работу сотрудников этого филиала нет. Однако совсем отказываться от посещений успешных подразделений не стоит. В идеале имеет смысл появляться там как минимум раз в полгода. Во-первых, люди должны видеть своего начальника и иметь возможность задавать ему вопросы хотя бы изредка. А во-вторых, иногда полезно пообщаться с непосредственными исполнителями, а не с их руководителями. Например, пару недель назад я летал в Минск. Никакой производственной необходимости в этом не было: наше белорусское подразделение показывает отличные результаты. Зато мне удалось неформально пообщаться с сотрудниками на корпоративной вечеринке. Вполне возможно, что из этой беседы что-то потом выльется в совершенствование производственного процесса.

Иногда можно и не поехать в командировку, если она связана исключительно с приятным событием. К примеру, на празднование десятилетия филиала в городе икс может отправиться один из моих заместителей. Разумное делегирование полномочий — это один из способов сократить количество командировок. Часто грамотный менеджер, работающий в твоей команде, может решить тот или иной вопрос самостоятельно.

Часть важных вопросов можно решить посредством конференц-коллов и видеоконференций. Однако тут надо знать меру. Я категорически против, если в обсуждении целого ряда разных вопросов принимают участие 10-15 человек. Каждый по очереди делает доклад, а ты сидишь и рассматриваешь на экране компьютера слайды, которые человек комментирует. Пока один что-то докладывает, половина из оставшихся занимается чем-то своим. Внимание явно рассредоточено. Это пустая трата времени, в таком случае совещания с большим количеством участников лучше проводить вживую. Если же конференц-колл посвящен решению какой-то одной проблемы и в нем принимают участие три-четыре, максимум пять человек, тогда это продуктивно. Люди сконцентрированы на теме, активно ее обсуждают, и никто, образно говоря, не сидит с газетой. Как правило, результат всегда достигается.

Но даже в этом случае полностью заменить командировки конференц-коллами нельзя. Ведь ты не увидишь выражения лица человека, его эмоций. И уж точно не получишь впечатления от общения, не прочтешь что-то между строк, что было бы возможно при личной встрече. Кроме того, личное присутствие обозначает важность проблемы и настраивает людей, с которыми ты встречаешься, на более серьезное отношение к ней.

Иван Шацких
генеральный директор UPS в России и СНГ

Источник: Smoney