Порталы - новый стиль работы

СИТУАЦИЯ

Среди многих задач стоящих перед HR в компании стоит проблема поднятия эффективности работы персонала. Каким путем решить ее, т.е. использовать ли мотивирующие факторы, внутрикорпоративные регламенты взаимодействий, развитие корпоративной культуры, проводить психологическую работу с сотрудниками или использовать другие рычаги — решать вам. Но как увеличить показатель эффективности с помощью ИТ?

На этот вопрос вы найдете ответ в данном материале. Для начала нужно понять, из-за чего может снижаться трудоспособность в разрезе информационных технологий. Начнем, пожалуй, с поиска и работы с информацией. Сотрудники компании имеют множество способов для хранения информации, такие как: «Мои Документы», папки на файловом сервере, базы данных, электронная почта. Такое большое количество способов и типов хранения данных с одной стороны запутывает сотрудников, и как следствие — замедляет поиск информации и эффективность работы персонала.

Вторая сторона медали наличия множества информационных систем хранения данных — отсутствие специализированного инструмента совместной работы проектных групп и команд в компании.

Для эффективной работы в команде необходимо наладить единое коммуникативное пространство для общения, обсуждения, хранения документов и отслеживания задач. При отсутствии такого инструмента, а чаще всего так и происходит в современных организациях, информационное пространство команд сводится к обильной переписке через outlook и максимум — отдельной папке на файловом сервере, что порождает проблемы в отслеживании хода работы над проектом или поставленной перед командой задачей.

Таким образом, вместо того, чтобы концентрировать свои усилия на решении задач бизнеса, сотрудникам компании приходится принимать решения о том, как лучше использовать доступные технологии.

Проблемы существуют в следующих областях:

Сотрудникам доступно слишком много способов для хранения данных;
Сотрудники сталкиваются с трудностями при поиске информации, необходимой для работы;
Команды должны заниматься задачами бизнеса вместо того, чтобы решать задачи ИТ отдела.

Казалось бы, при сложившейся ситуации, должна существовать сторона, которая ответственна за такое положение дел, за такой «ИТ-зоопарк», а центром ответственности здесь по сути является ИТ-отдел компании. Но изучив ситуацию детально, оказывается, что сотрудники отдела ИТ также испытывают проблемы масштабирования, стоимости и поддержки ИТ-систем в «ИТ-зоопарке»:

Стоимость поддержки нескольких многоплатформенных систем — высока, и как следствие высока стоимость хранения данных.
Потенциал платформ используются не полностью.

ЭЛЕКТРОННЫЙ МИР
С ростом объемов информации (например, согласно исследованиям IDC, объем электронной почты ежегодно удваивается, а объем корпоративной информации в целом с 2006 по 2010 год увеличится в 6 (!) раз) во всех отраслях промышленности и постоянным расширением виртуальных групп, коллективно решающих те или иные задачи, пользователям жизненно важно быстро и вовремя находить нужные данные во множестве источников информации и у соответствующих экспертов.

В недавнем отчете IDC утверждается, что сотрудники информационных отделов тратят примерно четверть своего рабочего времени на поиск информации и столько же на ее анализ. Им требуются эффективные средства поиска информации во множестве источников.

В то же время, исследование Gartner «The Knowledge Worker Investment Paradox», дает следующие выводы:

Сотрудники организаций получают 50%-75% необходимой информации напрямую от других людей
Более 80% бизнес-информации находится на локальных дисках и в личных файлах
Информацией о работе организации владеют люди, и часть информации теряется, когда они уходят

Таким образом, прогнозы неутешительны — объемы информации растут, и чем больше ее становится, тем менее контролируемым для организации является процесс ее отслеживания, хранения и обладания. И более того — все больший ущерб организации приносят увольнения сотрудников, потому что при отсутствии единого хранилища информации они уносят знания с собой.

ПУТИ РЕШЕНИЯ
При таком положении, для руководителя отдела персонала явно видна тенденция к снижению производительности и эффективности работы сотрудников. И на вопрос «Что делать?» есть множество ответов и дальнейших стратегий действий. Т.к. ситуация, описанная выше, не единственная причина низкой отдачи от работы персонала, можно игнорировать этот факт и бросить силы на решение других причин проблемы: организовать дополнительное профессиональное обучение и работать над общими коммуникациями в компании. А можно решать проблему разрастающейся информации и организационными мерами — хранение информации в общих папках на сервере и создание регламентов по совместной работе с документами.

Подходя к решению проблемы с экстенсивного пути — существует целый класс решений, призванных организовать деятельность сотрудников, групп сотрудников и компании, которыми являются порталы. Наиболее распространенным вариантом портального решения считается Microsoft Office Share Point Server 2007 (MOSS) , последняя версия давнего продукта Microsoft. MOSS — средство совместной работы через web-интерфейс, дает организациям возможность максимально использовать и анализировать корпоративную информацию, а также автоматизировать бизнес-процессы.
Для простого примера, рассмотрим тривиальную ситуацию в организации: для подготовки важного мероприятия, например — участия в конференции группы сотрудников, создается рабочая группа по подготовке к событию. В рамках подготовки должно быть запланировано и проведено несколько встреч рабочих групп, поставлены задачи по подготовке (задачи необходимо отслеживать) , и главным результатом работы должен стать набор совместно разработанных документов и презентаций.

С помощью Microsoft Office SharePoint Server 2007, данная задача решается путем создания узла рабочей группы, который обладает инструментарием создания и согласования совещаний, отслеживанием хода поставленных в ходе проекта задач, и главное — единых хранилищем документов и данных, имеющим набор инструментов для совместной работы над ними. Используя портальный подход для создания виртуальных областей совместной работы,
мы исключаем такие проблемы, как:

Хранение файлов на локальных дисках и недоступности их для других участников команды
Синдрома «у кого последняя версия документа?»
Отсутствия общего видения хода выполнения проекта или задачи
Роста объема электронной почты
Рост неконструктивных и неэффективных совещаний и работ, связанных с согласованием работ и оповещением команды о ходе проекта

Если рассматривать Microsoft Office SharePoint Server 2007 широко, с точки ценности для всей организации, то решение позволяет решать следующие
задачи бизнеса:

Оптимизация потоков информации и знаний
Сокращение затрат на коммуникации (распечатка и распространение документов, транспортные расходы)
Отслеживание хода исполнения задач
Повышение прозрачности управления бизнес-процессами

«Гибкая» автоматизация бизнес-процессов
Повышение производительности труда сотрудников

И задачи ИТ:

Создание целостной ИТ-инфраструктуры
Сокращение эксплуатационных затрат на ИС

С помощью следующих возможностей:

Единая точка входа — портал, как «витрина» для отображения информации из разных информационных систем.
Персонализация — удобное представление информации под каждого сотрудника индивидуально.
Безопасность — получение сотрудником на портале только той информации, на которую он имеет доступ.
Средства совместной работы
— документы
— общие календари
— конференции
— мгновенный обмен сообщениями
— адресная книга
— почта
— проекты
Доступ к корпоративным информационным ресурсам и документам
Сквозной поиск по порталу и внешним системам, поиск сотрудников
Обмен знаниями с помощью ведения корпоративной базы знаний

ВЫВОД
Четкое управление информацией критично для успеха любой компании. Слабая организация управления информацией ведет к неэффективным взаимодействию, процессам принятия решений и утрате потенциала в бизнесе. Microsoft Office SharePoint Server 2007 содержит множество полезных функций и инструментов, которые делают этот серверный продукт идеальным решением для создания системы управления информацией.

Ключевые функции для управления информацией в Microsoft Office SharePoint Server 2007:

Хранение версий документов и информации о действиях и лицах, создавший изменения. Возможность использовать предыдущие версии документов
Настройка оповещений на любые действия, происходящие с документом или библиотекой документов
Разграниченный доступ к информации на портале
Поиск по ключевым словам, позволяющий находить на узле портала людей, узлы, документы, рисунки и другие данные.
Поиск по внешним системам, позволяющий находить данные, хранящиеся в различных местах и во всевозможных форматах.
Оповещения о результатах поиска.
Профили пользователей, служащие для поиска людей по имени, местоположению и другим публикуемым сведениям.

Каждая из перечисленных функций требует планирования при внедрении. Вместе все функции составляют целостную картину управления информацией.
Нужно помнить, что Microsoft Office SharePoint Server 2007 не преобразует существующую информацию автоматически в систематически организованные информационные ресурсы. Чтобы получить эффективную систему управления данными, необходимо предварительно ее спланировать. Поскольку на каждом предприятии существует уникальная система организации работы со своими требованиями к информационным ресурсам, к процессу планирования необходимо подходить со всей серьезностью и помнить при этом, что установка Microsoft Office SharePoint Server 2007 — не то же самое, что его внедрение.

Распределение информации. Исследование ЕМС.