Источник: журнал «Финансовый справочник бюджетной организации» № 6 — 2012
Проведение официальных встреч, приемов, переговоров с различными организациями для обсуждения вопросов сотрудничества, обмена опытом — важная составляющая деятельности многих бюджетных и автономных учреждений. О том, сколько можно потратить на представительские мероприятия, как запланировать и учесть данные расходы, читайте в статье.
Что можно отнести
Законодательство о бухгалтерском учете не содержит понятия «представительские расходы». Оно дается только в п. 2 ст. 264 НК РФ и применяется в целях налогообложения прибыли. Согласно данному пункту представительские расходы — это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
В этом же пункте приведен и перечень расходов, которые могут быть отнесены к представительским.
Для целей бухгалтерского учета законодательство позволяет принимать к учету любые расходы, связанные с проведением представительского мероприятия и подтвержденные первичными учетными документами.
Документальное подтверждение
Организация мероприятия, для проведения которого потребуется осуществить представительские расходы, должна сопровождаться определенной подготовительной работой. В частности, необходимо выполнить следующие действия:
1. Издать приказ (распоряжение) руководителя учреждения с указанием целей и программы мероприятия, ответственных за его проведение, места и даты, а также состава участников — официальных лиц принимающей стороны и приглашенных организаций.
2. Определить источник финансового обеспечения мероприятия.
3. Составить смету расходов на данное мероприятие для расчета потребности в его финансовом обеспечении и последующего кон¬троля расходования средств.
По результатам проведения мероприятия составляется отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, даты и места его проведения, программы, состава приглашенной делегации и участников принимающей стороны, а также потраченных сумм. В отчете приводится информация обо всех расходах, совершенных в связи с данным мероприятием, например стоимость доставки участников к месту его проведения, стоимость обеда, услуг переводчиков и др.
Финансовое обеспечение
В первую очередь учреждению важно определить, для какой дея¬тельности осуществляются представительские расходы — для целей выполнения государственного (муниципального) задания или в рамках деятельности, приносящей доход. В первом случае источником их финансового обеспечения будет субсидия на выполнение госзадания, во втором — собственные доходы учреждения. В любом случае стоит помнить о принципе эффективности: достигнутый результат должен быть соизмерим с понесенными расходами.
Автор: В.С. Слуцкер, консультант ООО «БЮРО ДИАЛ КОНСАЛТИНГ
Источник: журнал „Финансовый справочник бюджетной организации“ № 6 — 2012
