Предмет проверки
В Рекомендациях по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью (приложение 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденному ЦБ РФ 5 января 1998 г. № 14-П) указано, что в ходе проверки работники банка должны проконтролировать:
1) полноту оприходования в кассу денежной наличности, полученной организацией в банке;
2) полноту сдачи организацией денег в банк;
3) соблюдение целевого расходования средств из кассы;
4) соблюдение лимита расчетов наличными между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями;
5) соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе;
6) правильность ведения кассовой книги и других кассовых документов.
Учтите: фактическое наличие денег в кассе и условия их хранения (соответствие помещения кассы требованиям технической укрепленности, наличие в кассе охранной сигнализации и др.) представители банка проверять не вправе.
Как показывает практика, обычно банки разрешают организациям тратить наличную выручку из кассы на оплату труда, выплаты социального характера, оплату командировочных расходов, покупку канцтоваров и пр. Однако торговые фирмы не всегда соблюдают целевую направленность трат.
ЛИМИТ РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИВ настоящее время лимит наличных расчетов между организациями и между организациями и предпринимателями составляет 100 000 руб. в рамках одного договора (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Причем законодатель не устанавливает временные ограничения «одного договора». Поэтому, если договор поставки товаров заключен, скажем, сроком на один год, лимит расчетов наличными по нему будет составлять все те же 100 000 руб.
И учтите: за превышение лимита расчетов наличными могут быть оштрафованы только покупатели товаров. Об этом было сказано в письме ЦБ РФ от 24 ноября 1994 г. № 14-4/308. Правда, сейчас оно утратило силу. Однако суды при рассмотрении споров о сверхлимитных расчетах наличными по-прежнему считают применение административных санкций к продавцу неправомерным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 мая 2007 г. № А05-12170/2006).
Поэтому оштрафовать торговую фирму могут в том случае, если, к примеру, она закупает оптом товары для перепродажи, превысив лимит наличных расчетов в 100 000 руб.
Лимит остатка наличных денег в кассе ежегодно устанавливает торговой организации обслуживающий банк по согласованию с ее руководителем. Для этого организация представляет в банк расчет по форме № 0408020, который приведен в приложении 1 к Положению № 14-П.
Если организация имеет счета в разных банках, то лимит наличности в кассе ей устанавливает один из банков (любой по ее выбору). А уже затем она подает сведения об установленном лимите во все банки, в которых у нее открыты счета.
Деньги сверх установленного лимита организация обязана ежедневно сдавать в учреждения банков. Хранить их в кассе можно только на оплату труда и выплаты социального характера. Однако не более трех (для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей — пяти) рабочих дней (п. 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40).
Если организация не обратилась в банк и тот не установил ей лимит по кассе, он считается нулевым, а вся денежная наличность в кассе — сверхлимитной.
РАСЧЕТЫ ЧЕРЕЗ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ
Лимит расчетов наличными не применяется при выдаче подотчетных сумм работнику. Однако, если «подотчетник» действует от имени организации (то есть покупает товары по доверенности) , при расчете с продавцом рассматриваемый лимит должен быть соблюден. Подтверждение тому — письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.
ВЕДЕНИЕ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Банкиры всегда проверяют, как в организации документально оформляется прием и выдача денег из кассы (в том числе приходные и расходные кассовые ордера) , чековые книжки, бланки строгой отчетности.
Особое внимание всегда уделяется правильности ведения кассовой книги.
Отметим, что большинство организаций ведут ее в электронном виде (п. 25 Порядка ведения кассовых операций в РФ). В этом случае ежедневно делается распечатка вкладного листа кассовой книги, а в последний день года распечатываются все листы кассовой книги, которые брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера торговой организации, и книга опечатывается.
Если при проверке окажется, что не все операции по приходу и расходу денежной наличности были отражены в кассовой книге, то это может быть квалифицировано как неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности (постановление ФАС Уральского округа от 25 ноября 2009 г. № Ф09- 9208/09-С1).
Результаты проверки
По итогам проверки представители банка делают выводы и дают руководству организации рекомендации по устранению имеющихся недостатков в оформлении кассовых операций и работе с денежной наличностью. Материалы проверки оформляются справкой по форме № 0408026, которая составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, а также представителем банка. Но если во время проверки не было выявлено никаких нарушений, справка может быть составлена в двух экземплярах.
При установлении фактов нарушений порядка работы с денежной наличностью первый экземпляр справки направляется в налоговую инспекцию по месту учета организации, второй остается в документах учреждения банка, третий экземпляр справки передается организации.
Налоговая инспекция на основании полученного документа рассматривает обстоятельства дела и при необходимости составляет протокол об административном правонарушении (правонарушениях) , а также определяет меры административной ответственности.
Административная ответственность за нарушения
Организация, нарушившая порядок работы с денежной наличностью или порядок ведения кассовых операций, и ее должностные лица привлекаются к административной ответственности, установленной в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Штраф в этом случае будет наложен:
— на должностных лиц организации — в размере от 4000 до 5000 руб.;
— на саму организацию — в размере от 40 000 до 50 000 руб.
Обратите внимание: штрафные санкции налагаются за:
— расчеты наличными сверх установленного размера в 100 000 руб.;
— неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
— накопление в кассе наличных денег сверх лимита кассы, установленного для организации обслуживающим банком.
ДАВНОСТЬ ПРИВЛЕЧЕНИЯ К ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ст. 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, п. 2 постановления Пленума ВАС РФ от 27 января 2003 г. № 2). Поскольку такие нарушения не считаются длящимися. Поэтому, если со дня совершения правонарушения до дня его выявления прошло более двух месяцев, привлечь организацию к ответственности нельзя. В случае если налоговики примут решение наложить на организацию штрафы, она сможет оспорить их в судебном порядке.
Источник: Журнал «Учет в торговле»
