Документы, которые должен оформить вуз
Прежде всего в институте должно быть разработано и утверждено положение о направлении студентов (аспирантов) на мероприятия.
В нем следует отразить основание и правила направления студентов, порядок финансирования, а также определить порядок компенсации понесенных студентом расходов и порядок представления отчетности. В этом же документе целесообразно установить размеры и лимиты возмещения учащимся расходов на проезд, проживание, питание. Ведь в действующем законодательстве таких норм нет.
Когда студента направляют в другой город, ректор вуза издает приказ. В нем нужно указать фамилию, имя, отчество студента, в какой город он едет, на какой срок, с какой целью и за счет каких средств. Этим же приказом можно утвердить смету расходов на поездку. Также прилагаются документы, поступившие от принимающей стороны (вызов) , определяющие финансовые условия поездки. Затем студенту выдается денежный аванс для оплаты расходов, связанных с наймом жилого помещения, проезда и др.
По возвращении студент должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию вуза авансовый отчет о расходовании полученных сумм. Конечно же, бухгалтер всегда помнит о том, что все фактически произведенные расходы (кроме суточных) должны быть подтверждены документально. Но помнит ли об этом студент?
Чтобы не возникло проблем с неопытным «командированным», имеет смысл заранее (при выдаче аванса, например) снабдить его памяткой. Укажите в ней перечень документов, которые он должен будет приложить к авансовому отчету. Например:
— командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны;
— документы о найме жилого помещения;
— документы по проезду;
— документы об уплате различного рода взносов (например, организационного).
Также студенту надо напомнить, что в авансовом отчете отдельной строкой необходимо отразить сумму суточных (питания) за каждый день пребывания.
Расходы учреждения, связанные с оплатой проезда, питания, найма жилых помещений для студентов при их направлении на различного рода мероприятия, надо относить на статью 290 «Прочие расходы“ КОСГУ. Это следует из письма Минфина России от 21 июля 2009 г. № 02-05-10/2931.
При отражении операций в бюджетном учете бухгалтер сделает следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Выдан аванс студенту образовательного учреждения на оплату расходов на поездку на конференцию | 208 18 560“Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов“ | 201 04 610“Выбытия из кассы“ |
| Принят к учету авансовый отчет студента образовательного учреждения | 401 01 290“Прочие расходы“ | 208 18 660“Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов“ |
| Возвращена в кассу образовательного учреждения неиспользованная сумма аванса | 201 04 510“Поступления в кассу“ | 208 18 660“Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов» |
Налогообложение расходов на участие в конференции
Налог на доходы физических лиц. При направлении физических лиц в командировки не облагаются НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ (то есть установленные локальным актом университета) , но не более 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ.
Свободны от налога также следующие фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:
— целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— затраты на оплату услуг связи.
Но если человек не представит документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Указанный порядок обложения НДФЛ применяется к выплатам, которые получают лица, находящиеся во властном или административном подчинении организации (ст. 217 Налогового кодекса РФ). Студент как раз находится в административном подчинении образовательному учреждению (Федеральный закон от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ). *
* Постановление ФАС Поволжского округа от 19 января 2006 г. № А65-16313/2005-СА2-8.
Таким образом, если локальный акт вуза предусматривает, что в мероприятиях (в соответствии с установленными учебными планами) участвуют студенты, то выплаты на их проезд, проживание, питание не являются объектом обложения НДФЛ в размерах, указанных выше. Если лимиты превышены, с сумм сверх норм необходимо исчислить налог.
Налог на прибыль. Даже если затраты на конференцию покрываются за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, затраты в налоговом учете не признаются (ст. 252 Налогового кодекса РФ). ОФИЦИАЛЬНАЯ ПОЗИЦИЯ
И.Ю. КУЗЬМИН,
советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса
— Институт направил в другой город на спортивные соревнования студентов-очников, обучение которых оплачено за счет бюджетных средств. По какой статье бюджетной классификации отразить расходы, связанные с их поездкой?
— Такие расходы относят на статью 290 «Прочие расходы» классификации операций сектора государственного управления. Это могут быть расходы по оплате:
— организационного взноса приглашающей стороне;
— найма жилых помещений;
— питания (в полном размере или частично — в зависимости от условий использования средств организационного взноса) ;
— проезда студентов к месту проведения указанных выше мероприятий и обратно, выплате суточных.
Источник: Журнал «Учет в сфере образования»
