Источник: журнал «Финансовый справочник бюджетной организации» № 4 — 2012
Уже который год поездки сотрудников учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера, в отпуск за пределы Российской Федерации являются головной болью для бухгалтеров. Расходы на проезд и провоз багажа должны компенсироваться работодателем. Вот только какого первичного документа будет достаточно для компенсации, кто и как его должен оформить, остается неясным. Давайте разбираться.
Правовая основа
Лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси) , в т. ч. личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).
Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 (далее — Правила № 455).
Оформление справки
Рассмотрим порядок документального подтверждения расходов на оплату стоимости проезда на примере Правил № 455.
В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту работником учреждения представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Фе¬дерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета) , выданная транспортной организацией.
При этом обязанность по истребованию и представлению подобной справки возлагается на работника. Кроме того, любые расходы, связанные с получением справки о стоимости проезда, должны осуществляться за счет работника — к такому выводу работодатели приходят, прежде всего, на основании положений пп. 5 и 6 Правил № 455.
Следует уделить внимание применяемой формулировке «стоимость перевозки по территории Российской Федерации». В настоящее время преобладает подход, согласно которому под стоимостью перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета) , понимается стоимость перевозки от пункта пропуска до ближайшего к месту пересечения границы Российской Федерации аэропорта (см. письмо Минздравсоцразвития России от 20.10.2008 № 1501-13, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 14.10.2009 № 03АП-3957/2009).
По общему правилу справка о стоимости перелета должна быть представлена транспортной организацией, осуществившей перевозку. При ее отсутствии расходы на проезд оплачиваются на основании справки другой транспортной организации по минимальному тарифу в салоне экономического класса. И, наконец, во избежание последующих разногласий при подтверждении произведенных расходов работнику желательно проверить наличие в справке следующих реквизитов:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ, и ее идентификационные коды (в частности, ИНН) ;
• наименование должностей лиц, ответственных за достоверность информации, содержащейся в справке;
• личные подписи указанных лиц.
Правила документального подтверждения произведенных расходов в том случае, если поездка осуществлялась на чартерном рейсе, подробно описаны в статье.
Автор: В.В. Пименов, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Источник: журнал «Финансовый справочник бюджетной организации» № 4 — 2012
