Точная оценка объема работ по проекту является критически важным фактором успешного управления проектом. Согласно отчету Standish Group «Chaos Report», около 70% проектов сталкиваются с проблемами, связанными с графиком и бюджетом, из-за неадекватной оценки времени и ресурсов. Традиционные методы оценки, которые часто опираются на экспертные оценки и простые процентные буферы времени, часто приводят к значительным отклонениям от фактических сроков и бюджетов проектов. Эта проблема особенно актуальна для аутсорсинговых компаний, где точная оценка времени напрямую влияет на удовлетворенность клиентов и финансовые показатели.
Впервые проблема оценки объёма работ над проектом была мной отмечена в середине 2021 года во время работы в аутсорсинговой компании. При формировании итерации работ или подготовке технического задания заказчику необходимо понимать, за какое время эти работы будут выполнены. На первый взгляд, это не сложно: необходимо сформулировать список задач и попросить опытного разработчика их оценить. Проблема такого подхода заключается в позитивности полученной оценки. Разработчик при оценке, как правило, даёт корректную, но позитивную оценку времени решения задач, не закладывая время на возможные трудности.
Чтобы компенсировать возможные задержки из-за неоцененных трудностей, многие менеджеры добавляют некий процент времени к изначальной оценке указанной разработчиком, например, 20%. Однако этот метод не обеспечивает достаточной точности. В такой ситуации менеджеры часто увеличивают процент времени, которое они добавляют к первоначальной оценке, указанному разработчиком. Например, в некоторых компаниях могу изначальную оценку умножать вдвое. Такой подход, несмотря на его распространённость, плохо работает в случаях, когда разработчики и менеджер недостаточно знакомы с проектом. Допущение погрешности в 100% не может претендовать на объективность оценки работ.
Таким образом, для достижения точности в оценке времени и ресурсов проекта необходимо учитывать специфику задач и условий проекта, а не полагаться на универсальные процентные буферы времени.
Поэтому цель данной статьи - рассказать о гибридном методе оценки объема работ, объединяющий элементы PERT (Program Evaluation and Review Technique) и техники оценки T-shirt sizing. В задачи данного исследования входит анализ существующих методов оценки и их недостатков, подробное описание использования PERT для оценки времени выполнения задач, изучение подхода T-shirt sizing в рамках Agile, а также опробование гибридного метода, объединяющего эти техники. Кроме того, в статье ставится задача оценить эффективность предложенного гибридного метода на примере реальных проектов.
Метод PERT, разработанный для оценки времени выполнения задач в условиях неопределенности, позволяет рассматривать различные сценарии выполнения - от оптимистичного до пессимистичного. Формула PERT для расчета ожидаемого времени включает оптимистичное время (TOPT), пессимистичное время (TPESS) и наиболее вероятное время (TLIKELY), что позволяет получить более точную оценку.
Метод определения размера T-shirt sizing, с другой стороны, классифицирует задачи по размеру, что позволяет быстро и эффективно оценить их сложность. Однако этот подход требует адаптации для точного учета времени выполнения задач.
Теоретическая основа
Как было отмечено ранее, гибридный метод оценки рабочей нагрузки опирается на две устоявшиеся методологии: PERT (Program Evaluation and Review Technique) и T-shirt sizing.
Методология PERT, представляет собой статистический инструмент, используемый в управлении проектами для анализа и представления задач, связанных с завершением конкретного проекта. PERT особенно эффективна в проектах, где время, необходимое для выполнения задач, является неопределенным, обеспечивая вероятностную модель для оценки продолжительности проекта.
Основные компоненты PERT включают:
- Оптимистическое время (TOPT): минимально возможное время, необходимое для выполнения задачи, при условии, что все идет лучше, чем обычно ожидается.
- Пессимистическое время (TPESS): Максимально возможное время, необходимое для выполнения задачи, при условии, что все пойдет не так (за исключением крупных катастроф).
- Наиболее вероятное время (TLIKELY): Наилучшая оценка времени, необходимого для выполнения задачи, при условии, что все идет как обычно.
Ожидаемое время (TE) для каждой задачи рассчитывается по формуле PERT:
В этой формуле наиболее вероятное время имеет больший вес, отражая вероятный результат при нормальных обстоятельствах. Включение оптимистичного и пессимистичного времени учитывает изменчивость и неопределенность, обеспечивая более сбалансированную оценку.
Однако, чтобы измерить неопределенность или риск, связанный с оценками, PERT также рассчитывает дисперсию и стандартное отклонение. Дисперсия (σ²) продолжительности задачи определяется следующим образом:
Стандартное отклонение (σ) представляет собой квадратный корень из дисперсии и является количественной мерой неопределенности оценки.
Далее перейдем к T-shirt sizing технике относительной оценки, используемая в рамках Agile-методологии для быстрой оценки сложности и усилий, необходимых для выполнения задач.
Задачи делятся на размеры по аналогии с T-shirt size (размерами футболок) (XS, S, M, L, XL), каждый из которых представляет собой относительную величину усилий и сложности. Этот метод облегчает быструю оценку, поскольку позволяет сосредоточиться на относительном сравнении, а не на абсолютных показателях. В следующей таблице показано типичное соотношение T-shirt sizing в часы:
|
t shirt size |
Часы |
Часы с понижающим коэффициентом |
Часы с повышающим коэффициентом |
|
XS |
2 |
1 |
3 |
|
S |
4 |
3 |
5 |
|
M |
8 |
7 |
10 |
|
L |
16 |
14 |
19 |
|
XL |
32 |
29 |
38 |
Границы корректировки включают в себя факторы сложности, что позволяет учитывать диапазон потенциальных сроков. Это особенно важно при планировании проектов и оценке временных затрат.
Примечание: Данное соотношение можно эффективно использовать при подготовке SOW (Statement of Work) или других документов для клиента, в которых желательно отобразить временные затраты в более понятных единицах измерения, таких как дни, недели и т.д. Такой подход обеспечивает более ясное представление о масштабах и длительности работ для всех заинтересованных сторон.
Интеграция методов
Интеграция T-shirt sizing и PERT (Program Evaluation and Review Technique) в целостный гибридный метод оценки рабочей нагрузки позволяет использовать сильные стороны обоих подходов.
Концептуальная схема интеграции T-shirt sizing и PERT включает в себя многоступенчатый процесс, который обеспечивает эффективное использование как гибкости и простоты T-shirt sizing, так и подробных вероятностных оценок, предоставляемых PERT. Процесс интеграции можно разбить на следующие ключевые этапы:
- Первоначальная оценка с помощью T-shirt sizing: Примените 'T-shirt sizing' для классификации задач на основе их относительной сложности. Этот шаг обеспечивает быструю и гибкую начальную оценку.
- Уточнение оценок с помощью PERT: Для каждой категории размера футболки рассчитайте ожидаемое время выполнения задач по формуле PERT. Это дает более точную оценку, учитывающую изменчивость и неопределенность в рамках каждой категории.
- Гибридные поправочные коэффициенты: Используйте результаты PERT для уточнения диапазонов оценок в каждой категории T-shirt sizing. Например, для задач категории 'M' (Medium) определите уточненный диапазон времени на основе расчетов PERT.
- Анализ отклонений и рисков: Используйте стандартное отклонение из PERT для анализа рисков, выявления задач с более высокой неопределенностью и соответствующего планирования. Это позволяет сохранить преимущества вероятностного подхода PERT в рамках более гибкой структуры T-shirt sizing.
Далее рассмотрим пошаговый процесс интеграции.
На начальном этапе задачи оцениваются с помощью T-shirt sizing, что позволяет быстро определить относительный размер задач. Затем добавляется оценка сложности, что помогает уточнить первоначальную оценку. Наконец, применяется метод PERT для дальнейшего уточнения и усреднения оценок.
Рассмотрим проект с несколькими задачами, каждая из которых оцениваются с помощью этого гибридного метода:
|
Task |
Time (Hours) |
||||||
|
Epic |
Action |
Size |
Complicated |
TOPT |
TLIKELY |
TPESS |
E+V |
|
Epic 1 |
Task 1 |
M |
Medium |
8 |
12 |
20 |
12,67 |
|
Epic 2 |
Task 2 |
M |
Medium |
10 |
15 |
25 |
16,67 |
Epic 1 - Task 1:
Размер: M (Medium)
Сложность: Средняя (Medium)
Оптимистичное время (TOPT): 8 часов
Наиболее вероятное время (TLIKELY): 12 часов
Пессимистичное время (TPESS): 20 часов.
После определения размера и сложности, применяем формулу PERT для усреднения:
Дисперсия:
Стандартное отклонение:
Этот гибридный подход позволяет сочетать быстрое относительное оценивание T-shirt sizing с точностью вероятностных расчетов PERT. Например, задача, изначально оцененная как 'M' (Medium), после применения PERT получила ожидаемую оценку 12,67 часов, что подтверждает ее категорию 'M' (обычно 8-16 часов) с учетом рассчитанной дисперсии.
Завершающим этапом в разработке подхода и фиксации изменений стала цифровизация метода посредством Google Sheets. В результате был создан шаблон, позволяющий автоматизировать и ускорить процесс оценки объёма работ.
Дополнительно был добавлен функционал для расчёта стоимости работ, что превратило шаблон в универсальный инструмент для широкого круга задач: от планирования новой итерации работ до подготовки коммерческого предложения или технического задания клиенту.
Этот цифровой инструмент эффективно интегрирует T-shirt sizing, оценку сложности и метод PERT, обеспечивая быстрое и точное оценивание задач проекта. Он позволяет легко визуализировать и анализировать оценки, что особенно полезно при работе с различными стейкхолдерами проекта.
Таким образом интеграция PERT и T-shirt sizing в гибридный метод оценки рабочей нагрузки предлагает комплексный и адаптируемый подход к управлению проектами. Сочетая подробные вероятностные оценки PERT с относительной простотой и гибкостью T-shirt sizing, этот метод устраняет ограничения традиционных методов оценки. Последовательное применение T-shirt sizing для начальной оценки, добавление оценки сложности, и последующее уточнение с помощью PERT позволяет руководителям проектов получать более точные и надежные оценки рабочей нагрузки, что в конечном итоге повысит уровень успешности проекта.
Автор: Малыхин Николай Игоревич
