Обзор систем электронного документооборота

Автор: Дымова М. В. Толкалина Т. П.

Материал предоставлен компанией Microtest

1 Цели и задачи систем электронного документооборота
1.1 Цели внедрения системы
Цели внедрения системы, включают в себя:
1 повышение контроля исполнительской дисциплины;
2 уменьшение числа документов, утерянных при обработке;
3 сокращение времени согласования документов;
4 уменьшение количества ошибок при создании типовых документов.

Для достижения указанных целей необходимо решить следующие задачи:
1 привести процессы согласования документов и назначения поручений к электронному виду, что повлечет сокращение времени на обработку документов и поручений, и даст возможность контролировать ход работы с документом;
2 создать механизм автоматического оповещения исполнителей о новых документах, а также механизм контроля сроков обработки документов;
3 создать электронное хранилище документов, что позволит осуществлять быстрый доступ к необходимым документам, упростит поиск требуемого документа и поможет избежать утери документов;
4 создать механизмы автоматического заполнения отдельных разделов типовых документов на основе существующих справочных данных.

1.2 Способы решения
Указанные задачи относятся к классу задач решаемых системами электронного документооборота (СЭД). СЭД представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающую контроль над потоками документов в организации.

СЭД обладают большой областью применения и, внедрение подобной системы у Заказчика позволит при необходимости в дальнейшем упростить дополнительные процессы, не связанные непосредственно с работой с документами.

2 Выбор программной платформы
2.1 Основные критерии выбора
В настоящее время в России представлено крайне большое число систем документооборота. Каждая из систем обладает определенными преимуществами и недостатками.
Для выбора программного обеспечения СЭД, предлагается считать основными следующие критерии:
1 Удобство контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, а именно:
— простота интеграции с существующей почтовой системой;
— наличие мобильных клиентов;
— возможность удаленной работы (или возможность автономной работы с автоматической синхронизаций планшета или переносного ПК при обнаружении доверенной офисной сети передачи данных) ;
— возможность формирования различной отчетности по документам, исполнителям, статусам документа и пр.

2 Возможность организации защищенного хранилища документов.
— разграничение и контроль доступа к защищенным данным, аутентификация пользователей;
— отказоустойчивость хранилище данных.

3 Возможность интеграции с существующими учетными системами заказчика (кадровые, финансовые, бухгалтерские системы, и системы управления производственной деятельностью и пр.).

4 Скорость внедрения системы.

5 Стоимость владения системой (стоимость установки и поддержки системы).

6 Простота развития системы.

7 Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач.

2.2 Дополнительные критерии выбора
Дополнительными критериями, предлагается считать отдельные функции, необходимые не всем организациям, но приобретающие все большее значение:
1 возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером;
2 преднастроенный модуль управления договорами;
3 наличие планшетного решения.

2.3 Краткое описание рассматриваемых программных продуктов
В настоящем документе рассматриваются следующие системы документооборота:
1 Alfresco, разработчик: компания Alfresco Inc. (Великобритания) ;
2 Мотив, разработчик: компания ќМотив›;
3 eDoclib, разработчик: компания ќЭлектронные офисные системы› (ЭОС) ;
4 1С: Документооборот, разработчик: компания ќ1С›;
5 Диадок, разработчик: компания ќСКБ Контур›;
6 Deskwork, разработчик: компания ќСофтлайн›;
7 WSS Docs, разработчик: компания ќWSS Consulting›;
8 Кларис, разработчик: компания ќАльтсофт›;
9 Directum, разработчик: компания ќDIRECTUM›.

Alfresco — тиражируемая интегрированная система управления контентом для организаций. Используется для управления документами, записями, веб-публикацией, групповой работой и бизнес-процессами в организации. Существует в двух редакциях: Alfresco Community — свободная, распространяемая на условиях LGPL; Alfresco Enterprise. создана как платная коммерческая версия продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией. Разработана на основе Java-технологий, является кроссплатформенным программным обеспечением. В качестве СУБД для свободной редакции поддерживаются MySQL и PostgreSQL, в редакции уровня предприятия также поддерживаются Oracle Database, DB2, Microsoft SQL Server.

Мотив — система оперативного управления компанией, относящаяся к Web-ориентированным приложениям. Программный продукт объединяет в себе возможность организации совместной работы сотрудников и управления электронными документами. Система Мотив разработана на языке программирования PHP (применяющимся для создания Web-ориентированных приложений). Система Мотив использует систему управления базами данных Firebird, и свободно и бесплатно распространяемый web-сервер Apache.

eDocLib — система учёта и хранения электронных документов при построении корпоративных хранилищ данных. Впервые выпущена в 2004 году. Система основана на Web-технологиях и реализована на платформе Microsoft.NET, может использоваться как в качестве готового решения для создания электронных архивов, библиотек, хранилищ данных, так и в качестве инструментария, на основе которого можно делать собственные разработки. Функционально относясь к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) система ќeDocLib› позволяет автоматизировать и упорядочить работу с данными и документами в различных отраслях бизнеса.

1С: Документооборот — программный продукт на технологической платформе ќ1С:Предприятие 8›, предназначенный для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.

Система Диадок — предназначена для обмена электронными документами через интернет. Диадок позволяет компаниям мгновенно обмениваться любыми внешними и внутренними документами со своими клиентами, поставщиками, партнерами, удаленными подразделениями. Все электронные документы в системе подписаны электронной цифровой подписью и обладают юридической силой.

Система Deskwork представляет из себя корпоративный портал на базе Windows SharePoint Services. Содержит настраиваемый модуль документооборота, элементы социальной сети, коммуникационные инструменты.

WSS Docs. система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint, предоставляющая возможность полностью автоматизировать процессы делопроизводства и согласования договоров. WSS Docs работает как на SharePoint Foundation 2010 (бесплатная платформа, входит в состав Windows Server 2008) так и на SharePoint Server 2007/2010.

Кларис. Web-система, обеспечивающая простое решение для автоматизации документооборота в компании: регистрацию, согласование, историю изменений, хранение документов.

Directum. система электронного документооборота, с функциями управления канцелярией, управления бизнес-процессами, управления договорами, управление показателями эффективности, поддержкой цикла продаж, управления совещаниями.

2.4 Оценка рассматриваемых СЭД по ключевым критериям
2.4.1 Удобство контроля для руководителя
Alfresco: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, нет механизма удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 1.
Мотив: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, нет механизма удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 3.
eDocLib: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 4.
1С: Документооборот: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, есть специальная версия планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 5.
Диадок: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 2.
Deskwork: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 2.
WSS Docs: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, есть специальная версия планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 5.
Кларис: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, нет механизма удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 1.
Directum: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, есть возможность удаленной работы, есть мобильный и планшетный клиент, в состав входит предустановленный отчетный модуль. Оценка:5.

2.4.2 Возможность организации защищенного хранилища документов
Alfresco: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
Мотив: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
eDocLib: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Возможно включение специального сертифицированного модуля ЭЦП. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 2.
1С: Документооборот: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
Диадок: включает в себя автоматические механизмы подписи и проверки достоверности. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 3.
Deskwork: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Возможно включение специального сертифицированного модуля ЭЦП. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 2.
WSS Docs: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Возможно включение специального сертифицированного модуля ЭЦП. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 2.
Кларис: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
Directum: включает в себя внутренние механизмы защиты хранилища данных, шифрование электронных документов, доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене, существует возможность подключения специального сертифицированного модуля электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Оценка: 3.

2.4.3 Возможность интеграции с существующими учетными системами заказчика
Alfresco: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на языке Java. Оценка: 1.
Мотив: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на языке PHP.Оценка: 3.
eDocLib: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей. Оценка: 2.
1С: Документооборот: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на внутреннем языке. Оценка: 2.
Диадок: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей. Оценка: 2.
Deskwork: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на языке. NET. Оценка: 3.
WSS Docs: не включает в себя готовые модули по интеграции с учетными системами, существует возможность разработки интеграционных модулей на языке. NET. Оценка: 2.
Кларис: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей. Оценка: 2.

Directum: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами, в том числе с системами мировых производителей. В системе используется встроенный язык программирования ISBL, котоорый не получил широкого распространения. Оценка:2.

2.4.4 Скорость внедрения системы
Alfresco: продукт требует большое количество разработки, для возможности его использования, сроки предсказать сложно, так как нет типового решения. Внедрение может стать бесконечным. Оценка: 0.
Мотив: нет коробочного решения, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 2.
eDocLib: нет коробочного решения (дополнительный модуль ќДокументооборот› обладает крайне скудной функциональностью) , есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 2.
1С: Документооборот: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.
Диадок: есть коробочное решение, нет возможности настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 1.
Deskwork: нет коробочного решения (дополнительный модуль ќДокументооборот› обладает крайне скудной функциональностью) , есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 2.
WSS Docs: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.
Кларис: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.
Directum: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.

2.4.5 Стоимость владения системой
Alfresco: программный продукт бесплатный (платную версию приобретать бессмысленно ввиду отсутствия вендор-поддержки в России) , но так как нет стандартного описания, и требуется большое количество работ по разработке и настройке, то однозначно потребуются услуги программиста на постоянной основе в штате компании-заказчика, либо услуги аутсорсинговой компании. Конечную стоимость предсказать сложно. Стоимость планшетного решения неясна, так как зависит от итоговой конфигурации системы. Оценка: 0.
Мотив: стоимость 1 пользовательской лицензии системы Мотив составляет от 3000 до 5000 рублей (в зависимости от типа лицензии). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
eDocLib: примерная стоимость лицензии 2000-2500 рублей. Стоимость планшетной клиентской лицензии 40000 рублей. В настоящий момент система недостаточно распространена в России и, в дальнейшем, возможно, вызовет сложности с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
1С:Документооборот: примерная стоимость лицензии 5000 рублей. (Стоимость планшетной клиентской лицензии. 50000 рублей). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 1.
Диадок: стоимость 1 пользовательской лицензии системы составляет от 2000 до 3000 рублей (в зависимости от типа лицензии). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
Deskwork: стоимость серверной лицензии системы составляет 64000 рублей. Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 3.
WSS Docs: стоимость 1 пользовательской лицензии системы составляет 4000-6000 рублей (в зависимости от типа лицензии). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 1.
Кларис: примерная стоимость лицензии 2500-3500 рублей. Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
Directum: примерная стоимость лицензии от 1600 до 10000 рублей, (планшетная клиентская лицензия 42000 рублей). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 1.

2.4.6 Простота развития системы
Alfresco: позволяет расширить область применения для решения различных задач компании-заказчика (путем программирования на языке Java). Система позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники без существенного изменения программного обеспечения системы. Оценка: 3.
Мотив: дает возможность силами персонала компании-заказчика настроить дополнительные функции с помощью конструктора, не прибегая к услугам программистов. Так же есть возможность увеличить мощности серверных средств вычислительной техники без большого количества изменений программного обеспечения системы. Оценка 3.
eDocLib: позволяет расширить область использования, так же легко масштабируется при увеличении количества пользователей. Оценка 3.
1С: Документооборот: интегрируется во все тиражные продукты 1С, что позволяет решить большое количество задач компании-заказчика. Система так же позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники без изменения программного обеспечения. Оценка 3.
Диадок: позволяет увеличивать количество документации проходящей через систему без изменений программного обеспечения. Производительность системы зависеть от скорости подключения к Интернету и мощности рабочей станции пользователя. Добавления функционала не предполагается, продукт предназначен только для обмена юридически значимыми документами. Оценка 1.

Deskwork: позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники, без существенных изменений программного обеспечения, так же позволяет постепенно и без потери производительности системы, добавлять требуемый функционал. В качестве общего программного обеспечения используется многофункциональная и широко используемая платформа Microsoft SharePoint. Оценка 4.
WSS Docs: позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники, без существенных изменений программного обеспечения, так же позволяет постепенно и без потери производительности системы, добавлять требуемый функционал. В качестве общего программного обеспечения используется многофункциональная и широко используемая платформа Microsoft SharePoint. Оценка 4.
Кларис: масштабируется без изменений программного обеспечения, производительность зависит от скорости подключения к Интернету и мощности рабочей станции пользователя. Дополнительные настройки для расширения функционала возможно проводить силами сотрудников компании-заказчика, без привлечения программиста. Оценка 2.
Directum: позволяет силами персонала компании-заказчика настроить дополнительные функции с помощью конструктора, не прибегая к услугам программистов. Так же есть возможность увеличить мощности серверных средств вычислительной техники без большого количества изменений программного обеспечения системы. В качестве общего программного обеспечения используется встроенный язык программирования ISBL. Оценка: 3.

2.4.7 Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач
Alfresco: представляет собой портальное решение и может быть использовано для организации внутрикорпоративного портала. Оценка: 2.
Мотив: представляет из себя комплексное решение, в которое входит: система управления предприятием и документооборот. На базе системы возможно создание портала и CRM — системы. Оценка 3.
eDocLib: помимо основной функции автоматизации документооборота, на базе системы возможно организовать работу Help-Desk и CRM. Оценка 3.
1С:Документооборот: создан на платформе 1С:Предприятие 8, что позволяет совместить данный продукт с имеющимися у Заказчика другими продуктами 1С. Оценка 3.
Диадок не предназначен для решения каких-либо других задач, кроме организации документооборота. Оценка 0.
Deskwork: изначально содержит в себе весь функционал Microsoft SharePoint, что предполагает создание портала предприятия и позволяет решить стандартные задачи организации документооборота, дополнительно возможно подключение модуля управления проектной деятельностью и блока видеоконференции. Оценка 4.
WSS Docs: построен на платформе Microsoft SharePoint, что позволяет создать портал предприятия и позволит решить большой круг задач предприятия. Оценка 3.
Кларис позволяет решить стандартные задачи организации документооборота и управления задачами, других возможностей кроме учета рабочего времени в системе, не предполагается. Оценка 1.
Directum: помимо решения стандартных задач документооборота, позволяет создать портал предприятия, систему управления взаимодействия с клиентами, управление договорами, управление бизнес-процессами, так же автоматизировать канцелярию и управление показателями эффективности. Оценка: 3.

2.5 Оценка рассматриваемых СЭД по дополнительным критериям

2.5.1 Возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером
Alfresco: есть возможность потокового ввода документов в систему, есть интеграция со сканерами. Оценка 1.
Мотив: есть возможность потокового ввода документов, интеграция со сканерами. Оценка: 1.
eDocLib: есть потоковый ввод документов в систему, есть интеграция со сканерами. Оценка: 1.
1С:Документооборот: есть потоковый ввод документов в систему, есть интеграция со сканерами. Оценка:1.
Диадок: отсутствует возможность потокового ввода данных. Оценка: 0.
Deskwork: отсутствует возможность потокового ввода данных. Оценка: 0.
WSS Docs: есть потоковый ввод данных, есть интеграция со сканерами. Оценка: 1.
Кларис: есть возможность потокового ввода документов. Интеграция со сканерами. Оценка: 1.
Directum: есть потоковый ввод документов в систему, независимо от источника их появления. Есть интеграция со сканерами, МФУ, сендерами и проч. Оценка: 1.

2.5.2 Модуль управления договорами
Alfresco: стандартного модуля управления договорами нет. Оценка: 0.
Мотив: есть модуль управления договорами. Оценка: 1.
eDocLib:есть модуль управления договорами. Оценка: 1.
1С:Документооборот: есть модуль управления договорами. Оценка: 1.
Диадок: стандартного модуля управления договорами нет. Оценка: 0.
Deskwork:стандартного модуля управления договорами нет. Оценка: 0.
WSS Docs:есть модуль управления договорами. Оценка 1.
Кларис: модуль управления договорами отсуствует. Оценка: 0.
Directum: есть модуль управления договорами. Оценка: 1.

2.5.3 Наличие планшетного решения
Alfresco: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.
Мотив: планшетного решения нет. Оценка: 0.
eDocLib: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления, поставляется отдельно. Оценка:1.

1С:Документооборот: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.
Диадок: планшетного решения нет. Оценка: 0.
Deskwork: планшетного решения нет. Оценка: 0.
WSS Docs: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.
Кларис: планшетного решения нет. Оценка: 0.
Directum: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.

2.6 Сводная оценка

Рекомендации по выбору программного продукта СЭД
Наиболее предпочтительным вариантом выбора из рассмотренных систем является СЭД WSS Docs.
В качестве альтернативных вариантов можно рассмотреть СЭД: Directum.