В любой организации служебные телефоны достаточно часто используются вовсе не для служебных целей. Сотрудники могут обсуждать по ним новости, использовать в личных целях и даже передавать с их помощью информацию, утечка которой может принести фирме или компании финансовый ущерб. Причем, вовсе не обязательно, что сотрудник компании сделает это намерено, впрочем, такие случаи тоже не должны исключаться из возможных каналов утечки информации службой безопасности компании.
Конечно, на первый взгляд, контроль над содержанием телефонных переговоров, особенно, если в организации установлено несколько телефонных линий, может показаться сложной и невыполнимой задачей. Между тем, существуют системы записи телефонных переговоров, которые позволяют вести запись бесед сотрудников по телефону и при помощи специализированного программного обеспечения сохранять их в удобной для поиска необходимой записи структуре.
Причем, из внедрения такой системы вовсе необязательно делать тайну, наоборот, сотрудники компании должны знать, что на всех линиях установлены телефонные регистраторы, а также то, что любой телефонный разговор в любой момент может быть прослушан. Естественно, на первых порах такая информация может вызвать недовольство у сотрудников компании, однако, со временем оно пройдет, особенно, если сотрудники поймут, какую пользу сможет иногда принести повторно прослушанный разговор с клиентом или поставщиком.
Ведь достаточно часто бывает, что недовольный клиент предъявляет необоснованные, или наоборот, вполне справедливые требования, или жалуется на сотрудника, который якобы не выполнил своих обещаний, при этом, сотрудник может утверждать совершенно обратное. Длительный спор может только испортить отношения с клиентом или партнером, а вот прослушанная запись телефонного разговора позволит буквально за несколько минут решить конфликт и установить истину.
Конечно, для того, чтобы был возможен быстрый поиск такой записи, на регистрирующем телефонные переговоры компьютере должна быть установлена программа записи телефонных разговоров. Такая программа может вести достаточно удобную картотеку телефонных разговоров с фиксацией даты и времени звонка, а также линии, по которой велся этот разговор. То есть, ситуация, о которой говорилось выше, может быть разрешена очень быстро, даже если ни клиент, ни сотрудник фирмы не помнит точно в какой день и во сколько времени состоялся этот разговор – фильтрация по телефонной линии и определенному периоду позволит быстро найти необходимую звукозапись.
Таким образом, подобная система будет способствовать не только повышению дисциплины сотрудников любой компании, но и поможет оградить их от необоснованных обвинений и помочь доказать свою правоту, а значит и поднять имидж компании в глазах клиентов и партнеров.
