Все бизнес процессы перед началом использования должны пройти скрупулезную разработку. Автоматизированная система управления уже имеет заложенные разработанные варианты операций для компаний различных направлений деятельности.
Схема работы автоматизированных процессов
В целом бизнес процесс в автоматизированной системе обладает 3 стадиями:
- старт;
- выполнение;
- завершение.
Начало работы может выполняться как в ручном, так и в автоматическом режиме. Автоматически операция способна стартовать согласно расписанию, при вызове другого дела или по входящему e-mail письму. Чтобы запустить его в ручном режиме клиент должен иметь соответствующее право на это.
Процедура исполнения состоит в последовательной отработке элементов. Параллельно с этим вручную можно запустить отдельные элементы и микро-сценарии. К тому же, несколько операций могут обмениваться между собой информацией.
В результате достигается высококачественное исполнение, причем все участники могут иметь доступ ко всей информации, а именно к:
- приложенным документам;
- ходу дела;
- истории его выполнения;
- данным полученным после обработки документов.
Завершить его можно и в ручном, и в автоматическом режиме. После этого весь процесс сохраняется и его можно в будущем посмотреть в архиве. Эффективной и полезной автоматизированной программой является yclients.com. Она дает множество возможностей для компаний разных направлений.
Механизмы бизнес процессов
Для того чтобы обеспечить контроль выполнения мероприятий в автоматизированную систему заложено несколько механизмов:
- автоматическое отслеживание отсутствия активности запущенных бизнес процессов;
- установка контрольных точек исполнения дел, срока их достижения либо результата;
- уведомление о прохождении или завершении, а также отслеживание в режиме реального времени хода выполнения задач.
Таким образом, каждый раз, когда начинается конкретное событие, запускается определенный сценарий, который выполняется сотрудниками и непосредственно системой до его окончания. При обнаружении в системе нарушения процесса посылается уведомление.
Все это позволяет реализовать активное и эффективное управление бизнес процессами, дающее возможность руководителю управлять более качественно. Причем высвобождается масса времени. Автоматизированную систему можно настроить под свои нужды, а не подстраиваться под нее. И это ее большое преимущество.
